Voor zzp'ers · Factureren · Alle zzp'ers
Een herinnering klaarzetten zodra de termijn voorbij is
Een conceptherinnering op de dag na de betaaltermijn. Jij verstuurt hem. Incassokosten gaan er niet automatisch op.
Een betalingsherinnering automatisch sturen betekent hier een conceptherinnering op de dag na de afgesproken betaaltermijn. Jij controleert of er betaald is en verstuurt zelf.
Bijgewerkt op .
Meer in Facturen automatisch versturen. Zie ook Facturen automatisch versturen. De gids hoort bij het AI Admin Starterpakket.
Probleem
KVK schrijft dat klanten niet altijd op tijd betalen en dat je daardoor zelf in de problemen kunt komen. De stappen die KVK noemt: spreek de termijn vooraf af, factureer snel, en neem contact op als de termijn verstrijkt. Betaalt de klant dan niet binnen een paar dagen, stuur een betalingsherinnering. Ondernemersplein maakt een onderscheid. Is de klant een consument, dan ben je verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Een betalingsherinnering telt als die aanmaning. Is de klant een bedrijf, dan is die kosteloze aanmaning niet verplicht en kun je de incassoprocedure uit je voorwaarden volgen. Bellen lukt niet altijd, schrijft Ondernemersplein, bijvoorbeeld zonder telefoonnummer of als bellen te veel tijd kost. Dan kun je een brief of e-mail sturen. Gesprekken noteer je.
Oplossing
Je agenda of factuurprogramma zet op de dag na de betaaltermijn een seintje naar jou, niet naar de klant. Een sjabloon maakt een korte herinnering: factuurnummer, bedrag, oorspronkelijke datum, en het verzoek alsnog te betalen, zonder nieuwe kosten. Jij leest de tekst en verstuurt. Bij een consument is dit de kosteloze stap. Incassokosten of wettelijke rente zet je er pas op nadat je de pagina van Ondernemersplein en je eigen voorwaarden hebt gevolgd.
Aanpak
- Zet de betaaltermijn vast in offerte, voorwaarden en factuur. Dat adviseert KVK.
- Laat een seintje naar jezelf gaan zodra de termijn voorbij is.
- Neem eerst contact op en noteer wat de klant zegt. KVK schrijft dat een factuur soms kwijt of vergeten is.
- Stuur daarna een herinnering zonder extra kosten. Bij een consument is die kosteloze aanmaning verplicht, schrijft Ondernemersplein.
- Bewaar een kopie van de herinnering. Ondernemersplein raadt dat aan, ook als de klant later ontkent dat de aanmaning aankwam.
Tools
Op de factuurpagina van jortt staat herinneringen versturen in het gratis pakket Starter. Jij blijft de afzender en leest de tekst voor hij weggaat.
Een gratis agenda met een Google-account is genoeg voor het seintje aan jezelf. De herinnering naar de klant verstuur je apart.
De prijspagina van n8n beschrijft een Community Edition die je zelf host; de broncode staat op GitHub. n8n Cloud is een apart product met een proefperiode. Gebruik zo'n stroom alleen om een concept of een seintje aan jezelf te maken, niet om mail te versturen zonder jouw akkoord.
Bronnen
- Stappenplan klant betaalt factuur niet (opent op een externe site)
- Hoe laat je je klant op tijd betalen? (opent op een externe site)
- n8n Plans and Pricing (opent op een externe site)
Vragen
Wanneer mag je een betalingsherinnering sturen?
Ondernemersplein zegt dat je zelf afspreekt binnen welke termijn betaald wordt. Stuur je een factuur zonder termijn, dan geldt voor een zakelijke klant 30 dagen. De stappen bij een factuur die open blijft staan op die pagina.
Zet je incassokosten automatisch in de mail?
Nee. De regels voor incassokosten en wettelijke rente staan bij Ondernemersplein. Die bedragen horen niet in een automatische mail. De workflow maakt een concept; jij beslist of je hem verstuurt.