Voor zzp'ers · Administratie · Alle zzp'ers
Bonnetjes scannen op de dag dat je ze krijgt
Een leesbare foto en één regel in je administratie, op de dag van de uitgave. Scannen mag onder de voorwaarden van de Belastingdienst.
Bonnetjes scannen als zzp'er is een leesbare foto van de bon in je administratie, op de dag van de uitgave, onder de voorwaarden die de Belastingdienst aan een digitale administratie stelt.
Bijgewerkt op .
Meer in Bonnetjes scannen zzp. Zie ook Kilometers werkbus bijhouden. De gids hoort bij het AI Admin Starterpakket.
Probleem
De Belastingdienst schrijft dat je alle facturen die je verstuurt of ontvangt bewaart: 7 jaar, en facturen over onroerende zaken 10 jaar. Je mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Voldoe je daaraan, dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren. De digitale administratie moet binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. De Belastingdienst verwijst voor de details naar de brochure 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht'. Ondernemersplein rekent kassabonnen en kwitanties tot de kasadministratie en schrijft dat je bij elke af- of bijschrijving de bon of factuur bewaart die daarbij hoort. Voor de btw moet uit je administratie blijken hoeveel btw je betaalt en terugvraagt, met ontvangsten per btw-tarief apart.
Oplossing
Direct na een uitgave maak je een leesbare foto of scan. Het bestand gaat in een map per jaar en kwartaal, met datum en leverancier in de naam. In een spreadsheet komt één regel: datum, leverancier, bedrag inclusief btw, btw-bedrag, tarief en de bestandsnaam. Een assistent kan een conceptregel voorstellen uit wat jij van de bon overtypt. Jij vergelijkt die regel met de foto voordat je hem bewaart. De bon blijft het bewijs, niet de samenvatting.
Aanpak
- Maak de foto voordat de bon vervaagt. Bewaar het bestand. De Belastingdienst wil digitale stukken digitaal bewaard, niet alleen als afdruk.
- Controleer of bedrag, datum, leverancier en btw leesbaar zijn. Een onleesbare scan is geen juiste en volledige weergave.
- Noteer de regel in je overzicht. Ontvangsten en kosten met verschillende btw-tarieven houd je uit elkaar, zoals de Belastingdienst voor de btw-administratie vraagt.
- Bewaar de map 7 jaar, of 10 jaar als het om onroerende zaken gaat. De termijnen staan op de pagina van de Belastingdienst.
- Lees de voorwaarden, inclusief de brochure die de Belastingdienst noemt, voordat je papieren originelen weggooit.
Tools
De camera van je telefoon en een map op je schijf of in een clouddienst die je zelf kiest. De bronpagina beschrijft wanneer een scan het origineel mag vervangen.
Google Sheets is een gratis spreadsheet. Ondernemersplein noemt Excel als manier om de financiële administratie bij te houden. Eén regel per bon, met een verwijzing naar het bestand.
Jortt schrijft dat Starter geen boekhouding en geen AI Scan en Herken bevat. Een scanfunctie in een boekhoudprogramma zit dus in een betaald pakket. Deze use case rekent die functie niet als gratis optie.
Bronnen
- Uw facturen bewaren (opent op een externe site)
- Wat administreert u voor de btw? (opent op een externe site)
- Administratie bijhouden: een stappenplan (opent op een externe site)
- Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht (opent op een externe site)
Vragen
Hoe lang moet een zzp'er bonnetjes bewaren?
De Belastingdienst zegt dat je de administratie in de basis 7 jaar bewaart. Gegevens over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. De precieze tekst staat op de pagina over facturen bewaren.
Mag je een bon alleen als scan bewaren?
De Belastingdienst accepteert een digitale administratie als die bij een controle volledig en binnen redelijke tijd te controleren is. Of jouw scan daaraan voldoet, lees je op die pagina. Gooi het papier niet weg alleen omdat er een regel in een lijst staat.